Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos la documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
Para las entidades en proceso de liquidación, fusión y privatización que no posean Tablas de Retención Documental o que no las hayan aplicado a toda su producción documental será un fondo acumulado.
Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación producida por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que actualmente la custodia.
La consulta y el préstamo así como los controles que se lleven de los mismos son esenciales para determinar si aún la documentación es vigente, es decir, si aún posee valores primarios y por lo tanto si es documentación semiactiva. Este criterio es fundamental para abordar de manera prioritaria la organización.
Si la documentación se encuentra almacenada en unidades de conservación cuyo tamaño varía considerable-mente debe recurrirse a la Norma Técnica Colombiana NTC 5029, Medición de Archivos para determinar su volumen.
