ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer  de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la empresa.  De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa. 

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

v Correspondencia personal

v Correspondencia publicitaria

v Correspondencia empresarial

1.     CORRESPONDENCIA PERSONAL

 

 

EN EL SOBRE GENERALMENTE, APARECE IMPRESA LA PALABRACONFIDENCIAL O PERSONAL.

2.  CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

FOLLETOS, REVISTAS O PLEGABLES, QUE LLEGAN A NOMBRE DE LA EMPRESA, DE SUS DIRECTIVOS O EMPLEADOS

3.  CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR


Correspondencia personal: No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.


Correspondencia publicitaria: Si  los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario respectivo.


Correspondencia empresarial: Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa.  Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando de  frente.  Luego se procede a comparar:

• La fecha que trae el documento con la  impresa por el correo en el sobre. Si son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico.
• La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe devolverse.
• La dirección del remitente; si no la trae  el documento debe registrarse manuscrita en la parte inferior de la hoja.
• La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la comunicación.

RADICACIÓN

Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento  (Norma Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación.  Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:

·         NO. DE  ORDEN: 

Se imprime con un numerador.  Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.

·         FECHA DE RECIBIDO

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente;  se imprime la fecha del día en que se realiza el registro.  Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.

·         PASE A

Se escribe el  nombre o código de la dependencia destinataria del  documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA

Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería.                 

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

• +         No  usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos
• +         No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo
• +         No tener carpetas demasiado llenas  (máximo 100 documentos)
• +         Renovar las carpetas deterioradas o rotas
• No considerar el archivar una operación aburridora.  El archivo ofrece un excelente campo de imaginación y creatividad personal.
• +         No pegar documentos rotos con cinta adhesiva
• +         No arrugar los documentos que se van a destruir
• +         Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos
• +         No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva
• +         No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.
• +         No doblar las puntas de los documentos para indicar donde está consultando.
• +         Evitar la terrible  “enfermedad de la fotocopivitis” o la elaboración de copias innecesarias.
• +         No dejar acumular los documentos por archivar.  Dedicar 15 a 30 minutos diarios a esta labor.

REGISTRO

Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida,  el cual debe diligenciarse  de la siguiente manera:  (Ver formato anexo)

HOJA No..  Las hojas deben ir numeradas consecutivamente

FECHA:  Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro

NUMERO DE ORDEN:  Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el mismo que se coloca en el sello radicador

PROCEDENCIA:  Incluye dos datos:

• ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que envía el documento, si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la persona que firma.
• LUGAR:  Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se escribe en esa casilla.
• NÚMERO:  Si la comunicación trae número , éste se escribe en la casilla; de lo contrario se deja en blanco.

FECHA:  Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, utilizando números arábigos.

ASUNTO O RESUMEN:  Se relaciona con el contenido del documento.  Debe escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el destinatario:  en plural, si es una empresa; en singular si es una persona natural.  No deben anotarse los temas sin importancia.  El resumen puede ocupar 2, 3 o 4 renglones.

ANEXOS:  Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la cantidad.  Si no trae, se traza una rayita.

PASA A:  Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.

RESPUESTA:  Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha

ARCHIVADA EN:  Se indica la serie documental en que quedará archivada físicamente la respuesta junto con el antecedente.

Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se encuadernan para garantizar su conservación.

CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

FECHA	HORA	RADICADO	PASA A	FIRMA

DESPACHO DE DOCUMENTOS

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con  el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

-          Presentación de los documentos : estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de  sobres, formas y horarios de despacho.

-          Devolución de documentos:  Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.

-          Impreso de firmas autógrafas:  En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:

Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada.  Se conservan en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del formato.  Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

Control de mensajería

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.