ELEMENTOS DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL

http://www.slideshare.net/guest7600407/elementos-de-recepcion-de-documentos-1829011

SECCIONES DOCUMENTALES

UNA HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA REALIZAR DE FORMA ADECUADA ESTE PROCESO SON LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTA.

http://www.organizarlosarchivos.com/index.php/cuadro-de-clasificacion.html




DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL


Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.


SELECCIÓN DOCUMENTAL


Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

a) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

b) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.

IMPORTANTE.- Para proponer una eliminación de documentos se requiere:

-       Acta del CED

-       Inventarios de eliminación

 Muestras de las series documentales a eliminarse.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

FONDOS ACUMULADOS

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

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