UNA HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA REALIZAR DE FORMA ADECUADA ESTE PROCESO SON LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTA.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:
a) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.
b) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.
IMPORTANTE.- Para proponer una eliminación de documentos se requiere:
- Acta del CED
- Inventarios de eliminación
Muestras de las series documentales a eliminarse.
Es muy importante tener en cuenta el cuadro de clasificación archivista ya que es la estructura de un archivo el cual es clasificado en fondo, sección o serie.
ResponderEliminarPor otro lado la selección, descripción y eliminación de documentos.
Es muy importante tener en claro el cuadro de clasificación archivistica ya que este nos da ha enfocar un poco mas el tema de la clase ya que su organización se deriva por medio de fondo, secciones y series
ResponderEliminarun importante el cuadro de la organizacion archivistica ya q gracias a esto se puede saber la clasificación de los documentos
ResponderEliminarQuien es usted?
Eliminarlos cuadros de clasificacion son muy importantes para llebar una buena ordenacion documental y identificar las secciones y series documentales de la organizacion.
ResponderEliminares bueno llevar acabo los cuadros de clasificacion para llebar una ordenacion documental identificando por medios de fondos secciones y series documentales...
ResponderEliminarME PARECIÓ MUY BUENA LA INFORMACIÓN BRINDADA,YA QUE EN LA DOCUMENTACIÓN ELIMINADA TIENE SU INVENTARIO DE ELIMINACIÓN.GRACIAS PROFE
ResponderEliminarcuadro de clasificación
ResponderEliminarse conciben como un mecanismo completo,
homogéneo y único, destinado a resolver el acceso y control de los
documentos de archivo, en la medida en que la clasificación permite
un nivel de comprensión y utilidad de los archivos como suma de los
procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación
y creación integrada de criterios clasificatorios.
profe me pareció muy interesante la información ya q de esta manera tenemos mas claramente la clase de hoy los conceptos de cada una...... el cuadro es muy claro.....y de esta manera ya podemos saber que con este cuadro podemos tener una mejor ordenación en los documentos
ResponderEliminarGRACIAS PROFE................C:
profe que buenas explicación que importante que es la identificación del documento para su procedimiento correcto y que en el tramite no se desviar documentos ni nada por el estilo.
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