ARTICULO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Cómo ordenar documentos para ganar tiempo libre

Cómo ordenar en tiempo mínimo papeles, facturas, contratos y pólizas

POR:  M.Montero

Aprender el concepto clasificación y orden, y encontrar a la primera lo que buscas, requiere un mínimo de sistema y método, y es una valiosa economía de tiempo y estrés.

Nadie nos enseña a ordenar, pero el papeleo que todo el mundo realiza a lo largo de la vida en la propia casa e incluso en el lugar de trabajo, puede reducirse y simplificarse al mínimo, simplemente contando con unas sencillas “herramientas”, con unos minutos cada semana, con un rato cada mes, y con una tarde cada año.

El resultado, encontrar todo a la primera, ahorrar dinero, evitar enfados y desazones innecesarios, y sobre todo, disponer del tiempo que se pierde buscando.

La papelera semanal evita la publicidad no deseada

Debe estar en el lugar de la casa en el que se abre el correo. Se tirarán en ella los sobres y la publicidad a desechar de toda la semana, para no tener que ir cada día a la basura para desacerse de un par de papeles.

El cajón del desorden para la falta del tiempo

Fundamental para un primer momento, cuando se llega a casa agotado después de un día de trabajo y sin tiempo para nada. Se amontonarán en él diaria y desordenadamente todos los papeles que no sean de utilidad inmediata.

Debajo de ellos se guardarán dos carpetillas de cartón de las que se doblan por la mitad, una con la palabra “archivar” y otra con “posponer”. Una vez a la semana se separará en la primera lo que haya que conservar, y en la segunda lo de utilidad temporal (el curso que no se sabe si se hará, la publicidad que puede o no interesar)

Fuelles archivadores tamaño cuartilla y tamaño folio

Conviene disponer de dos fuelles archivadores, uno tamaño cuartilla y otro DIN A 4 (folio), que se guardarán en la librería. Una vez al mes en el primero se almacenarán extractos bancarios y recibos de pequeño tamaño, y en el segundo documentación más voluminosa, ambas procedentes de la carpeta “archivar”.

Para cada fuelle haremos una lista en la que especificaremos alfabéticamente lo que contienen: A. Automóvil - B. Banco - C. Colegio y así sucesivamente.

Estas listas se guardarán para consultarlas en la letra Z –que no suele utilizarse–, de manera que no haya que repasar el fuelle entero si no se recuerda donde se ha archivado algo.

Cajas para declaraciones de la renta o partes de las compañías aseguradoras

Para documentos que ocupen mucho espacio o que estén relacionados entre si, se buscarán unas simples cajas en cuyo exterior se rotulará el tema genérico, mientras en el interior se separará con unos folios doblados por la mitad cada grupo de papeles. Fuera puede escribirse, por ejemplo, “casa alquilada”, y dentro, en cada hoja doblada: “Luz”, “Agua”, “Contrato de alquiler" y demás.

Anualmente se archivará asimismo en ellas lo que es necesario conservar, como declaraciones de la renta o partes de compañías de seguros, con el fin de vaciar los archivadores de fuelle para el nuevo año.

Cómo ahorrar dinero con las garantías de los electrodomésticos y las instrucciones

Las garantías e instrucciones merecen un capítulo aparte porque pueden suponer un ahorro importante en la economía familiar.

Las primeras deben guardarse apuntando por detrás a qué electrodoméstico o producto corresponden, y el número de referencia del pago. La razón es que la tinta de los tickets suele borrarse pasados unos meses, mientras las garantías duran dos años, periodo en el que si el artículo se avería –algo frecuente– y no se han conservado, habrá que pagar el arreglo del propio bolsillo, o incluso deshacerse de él si no tiene solución. La casa, en cambio, está obligada a repararlo –si lo especifica la garantía– o a devolver el dinero.

En cuanto a las instrucciones, más de un problema de funcionamiento se soluciona consultándolas –y siguiendo el mantenimiento recomendado–, con el fin de poder ahorrarse los servicios de un técnico y su elevado coste.

Una agenda, un cuaderno, un bolígrafo o correspondencia electrónica

Existen, por último, tres ayudas indispensables a las que se puede recurrir para recordar fechas, para no olvidar recados o para no acumular documentación en exceso.

• Una es la agenda a semana vista, que se dejará abierta –fundamental, ya que lo que no se ve, se olvida– para ir apuntando los recordatorios tanto de esos siete días como de semanas posteriores, incluyendo los resguardos correspondientes. De esta manera la cabeza dejará de archivar esos datos pero los ojos los recordarán cuando llegue el día “D”. (Si la fecha es posterior a enero, se apunta en la última página, y se pasa a la nueva agenda cuando se compre, en lugar de tener que recordarla durante meses).
• La segunda, un pequeño cuaderno de espiral con la palabra “recados”, un bolígrafo siempre a mano para irlos apuntando en el momento, y un asterisco al lado del que requiera algo accesorio (el asterisco al lado del recado “tinte” nos recuerda que hay que llevar el resguardo para recoger la prenda). No olvidar revisar los asteriscos antes de salir a la calle con la correspondiente hoja en la mano.
• Y la tercera, la correspondencia online que facilitan los bancos y otras empresas, ya que evitará papeles innecesarios en casa, a la vez que podrán copiarse en dvds todos aquellos asuntos que se quieran conservar.

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